感情をコントロールしよう

感情をコントロールしてコミュニケーションを行う

今回は、特に部下指導の場面で重要なポイントについて記述します。

 

恐らく上司としての立場になった方は、どうしようもない問題を起こす部下を抱えたことがあるはずです。

 

そのような部下に対してどのように接したらよいのでしょうか。

 

例えば、部下が会社のルールとして決まっている残業申請を毎回行わないとします。

 

その場合、単純にその部下を叱責することで行動が是正されるのでしょうか。

 

その部下があるプロジェクトで忙しかったり、客先へ訪問している為にシステムにアクセス出来ず、本人は認識していても、どうしても残業申請が漏れがちになってしまっているというケースでは、叱責は逆効果になることもあるのではないでしょうか。

 

このように部下の状況を考えず、一方的にルールを申し渡してしまうのであれば、円滑なコミュニケーションが成立しているとはとても言えないでしょう。

 

行動が是正されず、何度も叱責を繰り返すうちに、上司も疲労し、部下も疲労してきます。

 

このように、何か部下に問題があるケースでは、感情をコントロールして、知性で解決を目指すことが必要になります

 

まずは、部下と話し合う時間を取ることが必要です。

 

この場合、「君は何で残業申請をしないんだ」と言ってはいけません。

 

この言い方には叱責のニュアンスが含まれているため、部下は心を閉ざしてしまいます。

 

そうではなく、「私は、君の残業申請が漏れている状態はまずいと思うんだが、君の意見を聞かせほしい」と、協力して問題を一緒に解決しようとする姿勢を示すことが必要です。

 

ここでは、後者の質問がIメッセージであり、前者の質問がYOUメッセージであるということもポイントです。

 

YOUメッセージは、「あなた」が主体となるメッセージであり、相手は責められているニュアンスを感じます

 

逆にIメッセージでは、「私」が主体となり、”私はこう思う”というメッセージになるため、責めるニュアンスは少なくなります。

 

さて、このように切り出した後、どのようにコミュニケーションを行って行ったら良いでしょうか。

 

恐らく部下は、「忙しすぎる」とか「システムの問題です」のように様々な言い訳を言うでしょう。

 

この際、あなたは反論してはなりません。ここで求められるのは感情をコントロールして相手の話を受容することです

 

「なるほど。」という相槌やオウム返しを駆使して、相手の話を傾聴し、受容しましょう。

 

しかし、聞いているだけでは、問題解決には至りません。その次はどうしたらよいのでしょうか。

 

「ちゃんと仕事の計画を立てたらどうか?」とこちらから部下に提案してあげればよいのでしょうか?

 

この場合も、先走る感情を抑えなくてはいけません。

 

「残業申請を漏らさないためにはどのようにしたらよいと思う?」

 

と問いかけるのです。

 

この問いによって部下の考えを整理させ、まとめさせるのです。

 

そして、部下が、「~にすれば申請の漏れが減ると思います。」と言ったら儲けモノです。

 

一度その言葉を引き出せば、「君は~をすれば申請の漏れが減ると言ったよね。」と言えるからです。

 

上司に提案されたことは、面従背反でその場を「そうですか。分かりました。」と受け流すことが可能ですが、自分で言ったことはやらざるを得なくなります

 

この際、部下の解決策はできるだけ具体的な方が実効性が高まりますので、できるだけ「具体的にはどうするのかな?」といった具合に具体化していくことが重要です。

 

このように、感情をコントロールして知性に部下に向き合うということが、部下指導の場面では重要となってきます。

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